Am 07. Februar 2023 war Maxine Schiffmann bei unserem Lunch & Learn zu Gast und hat uns viele wertvolle Anregungen zum Thema Arbeitsflow mitgebracht. Maxine ist Podcasterin, Autorin & Coach für Selbstständige. Sie ist Expertin für Journaling und hat eine besondere Leidenschaft für das Thema Produktivität.
Maxine hat uns Strategien und Anregungen mitgebracht, damit wir einen Arbeitsflow finden, bei dem wir nicht nur produktiv sind, sondern bei dem es uns auch gut geht und wir Spaß haben.

Maxine Schiffmann

Strategie #1: Finde deinen Tagesflow

Maxine unterscheidet hauptsächlich zwischen zwei Arten von Planungs-Persönlichkeiten. Es gibt die “Logischen Planer” und die “Spontan Kreativen”. Jeder befindet sich irgendwo auf dem Spektrum zwischen diesen zwei Typen.

Wenn du eher ein logischer Planer bist, dann versuche dein Aufgaben- und Zeitmanagement ziemlich genau zu planen. Beachte aber, dass es immer wieder unerwartete Ereignisse geben wird, auf die du reagieren musst und für die du auch Zeit einplanen solltest.

Wenn du dich aber eher zu den Spontan Kreativen zählst, dann versuche lieber weniger zu planen und nutze deine spontane Energie. Du könntest beispielsweise eine Liste an möglichen Aufgaben für ein Projekt haben und dir spontan überlegen, auf welche du jetzt am meisten Lust hast.

Man sollte allerdings auch Tag-für-Tag schauen, was einem heute am besten tut. Fühlt man sich beispielsweise nicht in einem guten Arbeitsflow, dann kann es als “Logischer Planer” helfen ein bisschen mehr “Spontan kreativ” zu planen und andersherum.

Strategie #2: Nutze Tools, die Freude bringen

Die Produktivitäts-Tools, die du nutzt, sollten deine Arbeit erleichtern und möglichst flexibel anpassbar sein auf deine derzeitigen Bedürfnisse.
Maxine betont vor allem den Wert von Anleitungen, Checklisten & cleveren Vorlagen, die es einem leichter machen bei sich wiederholenden oder ähnlichen Aufgaben an alles zu denken und nicht immer wieder bei 0 anfangen zu müssen.

Strategie #3: Plane Smart & Realistisch

Die meisten überschätzen, was sie an einem Tag schaffen können und schreiben sich viel zu lange To-Do Listen, die dann nicht geschafft werden. Das ist für die meisten demotivierend. Deswegen empfiehlt Maxine die “Umgekehrte To-Do-Liste” auszuprobieren.

Überlege dafür:
1. Wie viel Zeit habe ich heute wirklich zum Arbeiten?
2. Was hat Priorität?
3. Was kann ich realistischerweise in dieser Zeit schaffen?
4. Wie viel Zeit möchte ich für meine Aufgaben aufwenden?

• Setze also selber Deadlines und Zeit-Fenster für deine Aufgaben. Das ist vor allem wichtig für Perfektionisten, die dazu neigen aus ihren Aufgaben riesige Projekte zu machen, anstatt sie unperfekt abzuschließen, anderen das fertige Ergebnis zu präsentieren und so möglichst schnell Feedback zu holen.

Strategie # 4: Trenne deine To-Dos

Wenn wir endlose To-Do-Listen führen, ist es sehr leicht, den Blick für die eigenen Prioritäten zu verlieren und wir neigen dann oft dazu, die kleinen, unwichtigen und leichten Aufgaben zuerst zu erledigen.
Maxine empfiehlt deshalb seine To-Do Listen zu trennen und zusätzlich zu der Liste mit allen To-Dos, eine kleinere Liste mit den wichtigsten Aufgaben zu führen, die jetzt anstehen und Priorität haben. Maxine teilt diese kleinere Liste noch in die Kategorien: “Do next”, “In Bearbeitung”, “Warte auf…” und “erledigt”.

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